De esta manera, el ámbito de aplicación de las siguientes instrucciones se da respecto de los operadores, fuentes y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países vigilados por esta Superintendencia.

Así, las Entidades que administren bases de datos deben tomar todas las medidas de seguridad razonables para garantizar que la información personal contenida en ellas, sea suministrada, únicamente, a los titulares, a las personas debidamente autorizadas por éstos o a sus causahabientes.

Para tal efecto y como mínimo, los operadores deben tener en cuenta determinadas reglas al momento de atender las peticiones o consultas que aquellos presenten, dentro de las cuales encontramos las siguientes:

  1. Verificar la calidad de titular de quien formula verbalmente una petición o consulta.
  2. Verificar que las peticiones o consultas escritas estén debidamente suscritas por el titular, quien debe acreditar su calidad.
  3. Verificar que se allegue el respectivo poder, otorgado con las formalidades de ley, cuando la petición o consulta se presente por escrito, a través de mandatario, apoderado o persona autorizada.
  4. Verificar la calidad de causahabiente del titular de la información cuando la petición se presente por escrito por éstos.
  5. Verificar que las peticiones o consultas relacionadas con las personas jurídicas se encuentren debidamente suscritas por su representante legal, quien deberá probar su condición con el respectivo documento que acredite la existencia y representación legal de la misma y la exhibición de cualquier documento idóneo que permita su identificación.

Por último, no será necesario acompañar el documento que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica cuando el operador ya cuente con éste o cuando la información esté disponible a través del acceso a las bases de datos de las Entidades públicas o privadas que tengan a su cargo el deber de certificarla.

Para mayor información acceder al documento que se acompaña.